Transformación digital de la educación superior

 Caso de estudio Industria Educación.

         

Acerca del cliente

El Instituto Tecnológico Vellore y el Instituto Conmemorativo de Ciencia y Tecnología Sri Ramaswamy, dos de las principales universidades privadas de la India, reconocidas por su excelencia académica y adopción de tecnologías, se enfrentaban a dificultades para gestionar sus flujos de trabajo de documentación. Los procesos tradicionales de emisión de hojas de calificaciones, certificados y gestión de transferencias de estudiantes a docentes requerían una gran cantidad de tiempo y recursos, además de la necesidad de firmas físicas y una gran cantidad de papeleo. Buscaban una solución que agilizara estos procesos y, al mismo tiempo, garantizara el cumplimiento de las normas regulatorias para firmas digitales.

Escenario/Desafío empresarial

Las universidades necesitaban:

• Firmar digitalmente hojas de calificaciones y certificados: la emisión de documentos académicos como hojas de calificaciones y certificados implica firmas manuales, lo que causa demoras y posibles errores, especialmente durante períodos pico como la graduación.
• Facilitar las transferencias de estudiantes y profesores: La documentación interna para las transferencias requería múltiples aprobaciones de diferentes departamentos, lo que generaba cuellos de botella e ineficiencias en los procesos.
• Mejorar la seguridad y el cumplimiento: Los métodos existentes carecían de medidas de seguridad sólidas y a menudo generaban el riesgo de manipulación de documentos o acceso no autorizado, lo que dificultaba el cumplimiento de las regulaciones gubernamentales.
• Habilitar operaciones remotas: con el cambio hacia el aprendizaje en línea y el trabajo remoto, existía una necesidad urgente de una solución de firma remota a la que las partes interesadas pudieran acceder independientemente de su ubicación.

La solución de eMudhra

eMudhra presentó su Servicio de Firma Remota, una solución segura basada en la nube que permitió al Instituto de Tecnología Vellore y al Instituto Memorial Sri Ramaswamy de Ciencia y Tecnología firmar digitalmente hojas de calificaciones, certificados y documentos de transferencia, garantizando la autenticidad, integridad y legalidad de todos los documentos emitidos.

Los componentes clave de la solución incluyeron:

• Integración de firma digital: el servicio de firma remota de eMudhra se integró a los sistemas de gestión de documentos existentes de las universidades, lo que permitió la firma digital fluida de hojas de calificaciones y certificados a gran escala.
• Interfaz fácil de usar: La plataforma fue diseñada para que el personal universitario pueda acceder fácilmente a ella, lo que hace que sea sencillo firmar y administrar documentos desde cualquier ubicación.
• Cumplimiento de los estándares legales: la solución cumplió con los requisitos reglamentarios para las firmas digitales, garantizando que todos los documentos firmados digitalmente fueran legalmente vinculantes y seguros.
• Seguridad mejorada: el cifrado integrado y los registros de auditoría proporcionaron una capa adicional de seguridad, garantizando que los documentos no pudieran ser manipulados una vez firmados.
• Automatización y escalabilidad: El sistema automatizó tareas repetitivas, reduciendo el tiempo de procesamiento y eliminando cuellos de botella en el papeleo durante períodos pico, como resultados de exámenes y ciclos de admisión.

Arquitectura de la solución 

El servicio de firma remota se implementó mediante una integración segura basada en API con los sistemas existentes de las universidades, lo que permitió una gestión fluida de los documentos. El proceso de firma fue completamente remoto, lo que redujo la necesidad de firmas físicas y garantizó la autenticidad de todos los documentos firmados. El control de acceso basado en roles (RBAC) garantizó que solo el personal autorizado pudiera iniciar o firmar documentos, manteniendo así la integridad del flujo de trabajo.

Valor añadido a las universidades

La implementación del Servicio de Firma Remota de eMudhra ha supuesto una transformación significativa en los procesos administrativos del Instituto Tecnológico de Vellore y del Instituto Conmemorativo de Ciencia y Tecnología Sri Ramaswamy. Los beneficios incluyen:

• Eficiencia mejorada: Las universidades redujeron el tiempo de procesamiento de documentos hasta en un 70%, lo que permitió una emisión más rápida de hojas de calificaciones, certificados y cartas de transferencia. 
• Ahorro de costos: Al eliminar la necesidad de papel, franqueo y manipulación manual, las universidades vieron una reducción en los costos operativos.
• Mayor seguridad y cumplimiento: Las firmas digitales garantizaron que los documentos fueran a prueba de manipulaciones, seguros y totalmente compatibles con la Ley de TI.
• Escalabilidad: La solución fue fácilmente escalable para adaptarse a un número cada vez mayor de documentos a medida que las universidades crecían. 
• Experiencia de usuario mejorada: tanto los estudiantes como el personal se beneficiaron de un manejo de documentos más rápido y confiable, lo que mejoró su experiencia general con las universidades.

Gracias al Servicio de Firma Remota de eMudhra, el Instituto Tecnológico Vellore y el Instituto Conmemorativo de Ciencia y Tecnología Sri Ramaswamy han logrado una transición eficaz a un enfoque digital, reduciendo el papeleo, mejorando la eficiencia operativa y garantizando el cumplimiento de la normativa de firma digital. Esta exitosa implementación destaca el amplio potencial de la firma digital en las instituciones educativas, donde la transición a los procesos digitales puede mejorar tanto los flujos de trabajo administrativos como la satisfacción del usuario.